Аренда автомобиля. Как оформить документы для клиента — юридического лица.

Юридические лица также берут автомобили напрокат. Вне зависимости от того, арендована ими спецтехника на несколько часов или микроавтобус для вывоза персонала на тренинг на выходные, им необходимо оформить пакет документов, который подтвердит налоговой инспекции факт оказания услуг и правомерность затрат. В противном случае возможно доначисление налоговой базы и штрафы

Только договора в этом случае будет недостаточно, хотя его оформление нужно в любом случае. К нему обязательно должны прилагаться акты приема-передачи автомобиля в аренду и его возврата, показывающие действительность оказания услуг.  В актах потребуется указать пробег на момент получения автомобиля и на момент его возврата, для того, чтобы подтвердить километраж, расход ГСМ и правомерность начисления арендной платы.

В случае, если предприятие-арендодатель является плательщиком НДС, оно должно будет оформить счет-фактуру и предоставить ее клиенту в течение 5 дней после завершения договора аренды и возврате автомобиля. Если арендная плата рассчитывается из расчета километров, необходимо будет дополнительно подготовить счет, подтверждающий фактический километраж и итоговую стоимость услуги.

Лицо, выступающее от лица компании, должно будет при заключении договора предоставить доверенность на право заключения такого лица со стороны организации и в самом тексте договора стороной должно быть юридического лицо, выступающее в лице конкретного сотрудника, действующего на основании доверенности.

Если арендованный автомобиль передается штатному водителю организации, это необходимо отразить в приказе за подписью генерального директора. Для самой компании также желательно издать приказ о необходимости заключить договор аренды автомобиля с обоснованием его производственной целесообразности.

Доверенность, выдаваемая арендодателем данному водителю, должна содержать права на оплату ремонтных услуг, услуг стоянки и аналогичных. Все расходы, понесенные в период эксплуатации автомобиля, должны быть документально подтверждены. Несмотря на то, что Гражданский кодекс предполагает, что текущий ремонт осуществляет арендодатель, это лучше дополнительно отразить в договоре для избежания вопросов от сотрудников ИМНС. Все первичные документы лучше оформлять в день совершения операции.

Комментирование и размещение ссылок запрещено.

Комментарии закрыты.